Archivácia účtovných dokladov:Aké sú pravidlá?

Archivácia dokumentov je neoddeliteľnou súčasťou vedenia účtovníctva. Účtovným jednotkám vyplýva zo zákona povinnosť chrániť a uchovávať účtovnú dokumentáciu určeným spôsobom a počas ustanovenej doby. Zmyslom archivácie je zabezpečenie dostupnosti a integrity účtovných dokladov v prípade potreby ich overenia alebo kontroly. Nesplnenie tejto povinnosti sa považuje za správny delikt, za ktorý vám môže daňový úrad uložiť pokutu od 100 až do 100 000 eur.

Archivácia dokumentov podľa zákona: Vzťahuje sa povinnosť aj na vás?

Archivácia účtovných dokladov je povinnosťou každej účtovnej jednotky, to znamená každého, kto je považovaný za účtovnú jednotku podľa zákona č. 431/2022 Z. z. o účtovníctve (ďalej len zákon o účtovníctve). 

Povinnosť archivácie dokumentov sa teda vzťahuje na:

  • právnické osoby, ktoré majú sídlo na území Slovenskej republiky,
  • zahraničné právnické osoby, ak na území Slovenskej republiky podnikajú alebo vykonávajú inú činnosť podľa osobitných predpisov,
  • fyzické osoby, ktoré podnikajú alebo vykonávajú inú samostatnú zárobkovú činnosť, ak preukazujú svoje výdavky vynaložené na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov na účely zistenia základu dane z príjmov podľa osobitného predpisu (netýka sa fyzických osôb, ktoré vedú daňovú evidenciu podľa osobitného predpisu),
  • obchodné spoločnosti a družstvá.

Uchovávať účtovnú dokumentáciu po dobu zákonom stanovených lehôt teda musia aj s.r.o.-čky, akciové spoločnosti, obecné a mestské organizácie, štátne a verejné inštitúcie, fyzické osoby – podnikatelia, ktoré vedú jednoduché alebo podvojné účtovníctvo, subjekty, ktoré podliehajú auditu a neziskové organizácie, ktoré vedú účtovníctvo a produkujú účtovné závierky.

Dobre vedieť: Archivácia účtovných dokladov SZČOPovinnosť archivovať účtovné doklady nemajú subjekty, na ktoré sa nevzťahuje povinnosť viesť účtovníctvo, teda napríklad drobní podnikatelia, ktorí si uplatňujú paušálne výdavky a nevedú účtovníctvo. Ak si SZČO neuplatňuje paušál, povinnosť doklady archivovať má.  

Ako viesť a uchovávať účtovnú dokumentáciu v súlade so zákonom?

Problematika archivácie účtovných dokladov je upravená hneď v niekoľkých zákonoch:

  • Účtovnou dokumentáciou vrátane jej uchovávania a ochrany sa primárne zaoberá zákon o účtovníctve v § 31 – § 36. 
  • Samotnú archiváciu dokumentov upravuje aj zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach
  • Pri archivácii dokumentov obsahujúcich osobné údaje, najmä pri archivácii mzdových dokumentov, treba sledovať aj zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov
  • Dokumenty slúžiace na preukázanie daňovej povinnosti je potrebné uchovávať aj podľa požiadaviek zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov a zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty.

Pravidlá archivácie účtovných dokladov

Účtovnú dokumentáciu tvoria všetky účtovné záznamy, ktoré môžu mať listinnú alebo elektronickú podobu. Účtovná jednotka je pritom oprávnená účtovné záznamy transformovať z listinnej podoby do elektronickej (napríklad skenovaním) a naopak (napríklad vytlačením) v súlade so zvoleným spôsobom ich uchovávania. Transformovať možno len záznamy, ktoré ešte neboli transformované.

Zákon stanovuje všetkým účtovným jednotkám povinnosť zabezpečiť:

  • vierohodnosť pôvodu účtovných záznamov – vyhotoviteľ musí byť schopný preukázať, že účtovný záznam naozaj vyhotovil a prijímateľ musí vedieť preukázať, že účtovný záznam pochádza od vyhotoviteľa, 
  • neporušenosť obsahu účtovných záznamov – zaslaním, sprístupnením alebo transformáciou účtovného záznamu nesmie dôjsť k zmene jeho obsahu a
  • čitateľnosť účtovných záznamov – záznam musí byť čitateľný ľudským okom.

Tieto podmienky musia byť dodržané od okamihu vyhotovenia účtovnej dokumentácie, jej prijatia alebo sprístupnenia až do ukončenia stanovenej doby archivácie dokumentov.

Vierohodnosť pôvodu účtovného záznamu a neporušenosť obsahu môžete zabezpečiť podpisom (vrátane kvalifikovaného elektronického podpisu) zodpovednej osoby, elektronickou výmenou údajov alebo vnútorným kontrolným systémom účtovných záznamov.

Ak zistíte, že účtovný záznam je neúplný, nepreukázateľný, nesprávny alebo nezrozumiteľný, ste povinný ho opraviť. Opravu však musíte vykonať tak, aby bolo možné určiť zodpovednú osobu, deň opravy a obsah opravovaného účtovného záznamu pred aj po oprave. Na opravu účtovného zápisu treba vždy vyhotoviť účtovný doklad.

Každá účtovná jednotka je v zmysle zákona povinná zabezpečiť ochranu účtovnej dokumentácie proti strate, odcudzeniu, zničeniu alebo poškodeniu. Táto povinnosť sa rovnako vzťahuje na ochranu účtovných technických prostriedkov, nosičov informácií a programového vybavenia. Musíte ich chrániť pred zneužitím, poškodením, zničením, neoprávnenými zásahmi, neoprávneným prístupom, stratou a odcudzením.

Samostatnou kategóriou je mzdová dokumentácia, ktorá obsahuje citlivé osobné údaje. Archivácia mzdových dokumentov (ako sú výplatné pásky, pracovné zmluvy, dohody o mzdách, prehľady o platbách na poistné, doklady o daniach a odvodoch) sa okrem iného riadi aj zákonom o ochrane osobných údajov. Mzdové dokumenty musia byť uložené v uzamknutých priestoroch alebo digitálne šifrované (v prípade elektronických dokumentov), aby sa predišlo ich zneužitiu. Zamestnávateľ musí zabezpečiť, že prístup k mzdovým dokumentom bude mať len oprávnená osoba, ktorá je poverená spracovaním týchto údajov.

Elektronické uchovávanie účtovných dokladov podľa zákona

Archivácia účtovných dokladov v elektronickej podobe je podľa zákona možná, pokiaľ je zabezpečená jej integrita, čitateľnosť a dostupnosť v prípade potreby. Na elektronické uchovávanie sa vzťahujú rovnaké pravidlá a lehoty ako na štandardné listinné doklady. Elektronickým uchovávaním sa rozumie uloženie účtovnej dokumentácie na dátovom nosiči. Pre elektronickú archiváciu dokumentov vo firme je potrebné zabezpečiť vhodné technické podmienky, ako je pravidelné zálohovanie a ochrana proti neoprávnenému prístupu.

Doba archivácie dokumentov

Lehoty archivácie dokumentov, ktoré sú súčasťou účtovníctva, sú stanovené predovšetkým v § 35 zákona o účtovníctve. Tieto lehoty sú povinné pre všetky subjekty, ktoré vedú účtovníctvo a týkajú sa nielen samotných účtovných dokladov, ale aj iných materiálov, ktoré sú súčasťou účtovnej dokumentácie.

Vo všeobecnosti platí, že lehota archivácie účtovných dokladov je 10 rokov od konca účtovného obdobia, ktorého sa týkajú. To znamená, že účtovné doklady musíte uchovávať aspoň po dobu 10 rokov od posledného dňa účtovného obdobia, v ktorom bola transakcia zaznamenaná. Ak ide o účtovné doklady za konkrétny rok, musia byť uložené do konca 10. roka po uzávierke účtovného obdobia.

Konkrétne lehoty archivácie sú stanovené nasledovne:

10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú, sa archivujú:

  • účtovná závierka, výkazy vybraných údajov z účtovných závierok a výročná správa,
  • účtovné doklady ako faktúry (prijaté a vydané), pokladničné doklady, bankové výpisy, príjmové a výdavkové doklady,
  • účtovné knihy, zoznamy účtovných kníh, zoznamy číselných znakov, symbolov a skratiek použitých v účtovníctve, odpisový plán, inventúrne súpisy, inventarizačné zápisy, účtový rozvrh,
  • účtovné záznamy, ktoré sú nositeľmi informácie týkajúcej sa spôsobu vedenia účtovníctva, účtovné záznamy, ktorými sa určuje systém uchovávania účtovnej dokumentácie,
  • správa audítora (ak má účtovná jednotka povinnosť overovania účtovnej závierky audítorom).

Správa s informáciami o dani z príjmov a správa o udržateľnosti sa archivujú 5 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú.

Dobre vedieť: Ak prebieha správne, trestné alebo iné konania, účtovné záznamy, ktoré sa ho týkajú, je potrebné uchovávať minimálne do konca účtovného obdobia nasledujúceho po účtovnom období, v ktorom sa skončila lehota na ich preskúmanie.

Účtovné záznamy, ktoré sa týkajú záručných lehôt, sa uchovávajú počas doby trvania záručnej lehoty.

Účtovné záznamy nezinkasovaných pohľadávok alebo nezaplatených záväzkov sa archivujú do konca účtovného obdobia nasledujúceho po účtovnom období, v ktorom došlo k ich inkasu alebo zaplateniu.

Iné pravidlá sa vzťahujú na archiváciu dokumentov s  historickou hodnotou. Zákon o archívoch a registratúrach hovorí, že dokumenty s právnou, historickou alebo administratívnou hodnotou môžu byť archivované aj po uplynutí 10 rokov, a to natrvalo, ak sú považované za archívny materiál. Pre účtovné dokumenty, ktoré majú historickú hodnotu (napríklad veľmi staré a dôležité zmluvy, účtovné zápisy alebo dokumenty, ktoré môžu mať historický alebo právny význam), môže byť archivácia predĺžená alebo zvolená iná lehota podľa rozhodnutia príslušného archívu.

Ak ide o dokumenty, ktoré slúžia na preukázanie daňovej povinnosti, je potrebné ich uchovávať aj podľa požiadaviek zákona o dani z príjmov a zákona o DPH. Na uchovávanie faktúr podľa zákona o DPH platí tiež lehota 10 rokov.

Likvidácia účtovných dokladov

Ak ako účtovná jednotka netvoríte záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou (čo sa vzťahuje na väčšinu podnikateľov), môžete ich v zmysle zákona o archívoch a registratúrach likvidovať bez vyraďovacieho konania. Možno tak urobiť po uplynutí zákonnej lehoty na archiváciu. Dokumenty však nemôžete zlikvidovať, ak existujú dôvody na ich ďalšie uchovávanie (napríklad pre potreby prebiehajúceho daňového alebo právneho konania).

V prípade, že dokumenty obsahujú osobné údaje (napríklad o zamestnancoch), musíte ich likvidáciu vykonať spôsobom, ktorý zabezpečuje ochranu týchto údajov v súlade so zákonom o ochrane osobných údajov a GDPR. Takéto dokumenty by ste mali skartovať alebo zničiť takým spôsobom, aby nebolo možné ich zvyšky zrekonštruovať.

Likvidácia účtovných dokladov pritom prebieha podľa toho, či ide o listinnú alebo elektronickú dokumentáciu nasledovne: 

  • Likvidácia listinnej dokumentácie. Zvyčajne sa likvidujú papierové dokumenty (faktúry, výpisy z účtov, pokladničné doklady, zmluvy a pod.) prostredníctvom skartovačky. Dokumenty by sa mali skartovať na veľmi malé kúsky, aby sa zabránilo ich opätovnému zloženiu a použitiu.
  • Likvidácia elektronickej dokumentácie. Ak účtovná dokumentácia existuje v elektronickej podobe, dokumenty je potrebné vymazať z databáz, diskov a iných úložných médií. Pre úplné a neobnoviteľné vymazanie súborov by mal byť použitý špeciálny softvér na bezpečné vymazanie dát, ktorý umožňuje úplné zničenie údajov, napríklad programy na prepisovanie diskov.

Je dôležité, aby si ste ako účtovná jednotka vyhotovili záznam o likvidácii účtovnej dokumentácie, ktorý by mal obsahovať informácie o tom, aké dokumenty boli zlikvidované, kedy a kým bola likvidácia vykonaná a spôsob, akým bola likvidácia realizovaná. Tento záznam je dôležitý pre vašu vlastnú potrebu aj pre účtovné a právne audity.